Exigences de l'OCDE relatives à la propriété effective

1. Introduction

Les structures d'entreprises transfrontalières modernes fonctionnent de plus en plus dans un cadre qui concilie le respect légitime de la vie privée des entreprises et la transparence réglementaire. Les entreprises peuvent avoir différents propriétaires légaux, des sociétés holding, des fiducies ou d'autres entités au sein de leur structure de propriété, tandis que les autorités de réglementation et les institutions financières peuvent également avoir besoin d'identifier les personnes physiques qui possèdent ou contrôlent en dernier ressort l'entreprise.

Distinction clé

Cette distinction se reflète dans les différents documents comptables utilisés pour attester de la propriété légale et de la propriété effective. Le registre des actionnaires (ROM) recense généralement les propriétaires légaux des actions d'une société, tandis que les registres des bénéficiaires effectifs identifient les personnes physiques qui, en définitive, possèdent ou contrôlent l'entité.

Normes internationales

La relation entre ces données revêt une importance croissante pour les entreprises internationales. Des initiatives mondiales menées par des organisations telles que… Groupe d'action financière (GAFI) et le OCDE ont encouragé les juridictions à améliorer la disponibilité, l'exactitude et l'accessibilité des informations sur les bénéficiaires effectifs.

Pour les propriétaires d'entreprises internationales, cela signifie qu'une structuration d'entreprise efficace ne se limite plus à l'établissement de la propriété ; elle implique également de tenir une documentation claire, de comprendre les obligations de déclaration et de veiller à ce que les informations fournies aux agents enregistrés, aux institutions financières et aux autorités compétentes restent exactes et à jour.

2. Définition du cadre à double registre : ROM vs. ROB

Registre des membres (ROM)

Le registre des membres est généralement l'un des documents légaux essentiels conservés par une société. Il recense les actionnaires légaux et fournit des informations relatives à leurs participations, notamment le nom et l'adresse de l'actionnaire, le nombre et la catégorie des actions détenues, la date à laquelle il est devenu membre, ainsi que toute autre information requise par la législation applicable aux sociétés.

Le ROM est important car il permet d'établir qui détient légalement des actions de la société et qui peut être en droit d'exercer des droits d'actionnaire, y compris les droits de vote et la participation aux distributions, le cas échéant.

Registre des bénéficiaires effectifs (ROB)

Un registre des bénéficiaires effectifs, lorsque la législation locale l'exige, consigne les informations relatives aux personnes physiques qui possèdent ou contrôlent en définitive une société. Propriété effective Le statut de bénéficiaire effectif ne se définit pas toujours uniquement par le pourcentage d'actions détenues. Une personne peut être considérée comme telle par le biais de la propriété directe ou indirecte d'actions, de droits de vote, de droits contractuels, du pouvoir de nommer ou de révoquer des administrateurs, ou d'autres formes de contrôle effectif.

Comparaison structurelle

Dans une structure d'entreprise simple, l'actionnaire légal et le bénéficiaire effectif peuvent être une seule et même personne. Dans des structures plus complexes, en revanche, la propriété peut transiter par une ou plusieurs sociétés, fiducies ou autres montages avant d'atteindre la personne physique qui contrôle finalement l'entité. La distinction est donc claire : le ROM (Registered Actionary) indique qui détient légalement les actions de la société, tandis que le ROB (Real Estate Benefits) identifie la personne physique qui, en définitive, possède ou contrôle l'entreprise.

Cadre opérationnel à double registre :

• Registre des membres (ROM) : Contient les informations relatives aux titulaires légaux des actions, aux catégories d'actions, aux dates d'émission et aux droits de vote officiels en vertu du droit des sociétés national.
• Registre des bénéficiaires effectifs (ROB) : Permet de suivre les personnes physiques ultimes, les données de passeport vérifiées, les numéros d'identification fiscale et les pourcentages de contrôle effectifs pour la conformité en matière de lutte contre le blanchiment d'argent.
• Structures à plusieurs niveaux : Permet de retracer les sociétés holding intermédiaires, les fiducies et les fondations jusqu'à la personne physique vivante exerçant l'autorité finale.

3. Identification du bénéficiaire effectif ultime (UBO)

Exigence relative aux personnes physiques

Le bénéficiaire effectif ultime (BEU) est généralement défini comme une personne physique qui détient ou contrôle en dernier ressort une entité juridique. Selon les normes internationales, une société, une société holding intermédiaire ou une fiducie ne peut être désignée comme BEU final ; le processus d’identification doit se poursuivre à chaque niveau de propriété jusqu’à identifier une personne physique vivante.

Le test du seuil de propriété

Les normes internationales incitent généralement les juridictions à identifier les bénéficiaires effectifs en se basant à la fois sur des critères de propriété et de contrôle. Un seuil de participation en pourcentage peut servir d'indicateur principal, mais le seuil applicable est déterminé par la juridiction et le cadre réglementaire concernés. Par exemple, une personne peut être considérée comme bénéficiaire effectif si elle détient, directement ou indirectement, une participation significative dans la société, généralement définie comme la détention de plus de 251 000 actions ou de droits de vote.

Tests de contrôle et de repli efficaces

Par ailleurs, une personne peut exercer une influence ou un contrôle suffisant sur l'entité par le biais de mécanismes autres que la détention de participations, tels que des accords de vote, un droit de veto sur les décisions opérationnelles majeures ou le pouvoir de nommer ou de révoquer les membres du conseil d'administration. Lorsqu'aucune personne ne peut être identifiée par des critères de propriété ou de contrôle après des recherches exhaustives, les cadres réglementaires prévoient une autre méthode de déclaration qui consiste à identifier les principaux dirigeants, tels que le PDG ou le directeur général.

4. Exigences de conformité internationales de l'OCDE et du GAFI

Obligations obligatoires

Les normes internationales de transparence ont profondément influencé la manière dont les juridictions traitent l'information relative à la propriété des entreprises. La Recommandation 24 du GAFI porte sur la transparence et la propriété effective des personnes morales, et exige que les pays garantissent l'accès des autorités compétentes à des informations adéquates, exactes et actualisées sur la propriété effective. Les systèmes juridiques nationaux transposent ces principes internationaux en obligations légales que les entreprises doivent respecter pour maintenir leur immatriculation.

Vérification des données et AEOI

Selon les normes de conformité modernes, les auto-déclarations ne suffisent pas ; les agents agréés et les registres des sociétés sont tenus de vérifier les informations d’identification à l’aide de documents sources primaires.

De plus, grâce aux mécanismes établis par le Forum mondial de l'OCDE, les informations sur les bénéficiaires effectifs sont soumises à des cadres internationaux tels que l'échange automatique de renseignements (EAR) et la norme commune de déclaration (NCD), permettant aux autorités fiscales de partager les données pertinentes sur la propriété au-delà des frontières.

Interdiction des outils de secret

Afin d'éliminer les angles morts réglementaires, les normes internationales restreignent ou interdisent strictement les mécanismes de secret traditionnels. Les actions au porteur doivent être immobilisées ou converties en actions nominatives, et les dispositifs de prête-nom non enregistrés sont interdits. Les prête-noms doivent divulguer leur statut et communiquer l'identité de leurs mandants sous-jacents au prestataire de services aux entreprises compétent ou au registre légal.

5. Maintien d'un flux de travail UBO conforme

Cartographie de la propriété

Une démarche pratique de conformité en matière de propriété effective commence par une compréhension claire de la structure de propriété de l'entreprise. Les entreprises doivent tenir à jour un organigramme de l'actionnariat identifiant chaque entité juridique ou physique dans la chaîne entre l'entreprise opérationnelle et les personnes physiques qui en sont les propriétaires ou les contrôleurs. Les pourcentages de participation, les droits de vote et les autres mécanismes de contrôle pertinents doivent être vérifiés au regard des exigences légales applicables.

Maintenance continue et délais de reporting

Les pièces justificatives telles que les copies de passeport, les justificatifs de domicile, les documents d'entreprise pour les entités intermédiaires et les accords expliquant les mécanismes de contrôle doivent être conservées conformément aux normes légales.

En cas de modifications structurelles, telles qu'un transfert d'actions, un changement de direction ou une modification de la propriété effective, les sociétés doivent vérifier si leurs registres légaux nécessitent une mise à jour. Les délais de déclaration de la mise à jour des informations relatives à la propriété effective varient selon les juridictions, mais exigent généralement une notification dans un délai de 15 à 30 jours suivant tout changement important.

6. Réalité commerciale : Statut privé vs. Divulgation des comptes financiers

Statut des sociétés privées vs. divulgations publiques

Le statut de société privée permet aux chefs d'entreprise de préserver la confidentialité de leurs accords commerciaux, contrats internes et décisions opérationnelles vis-à-vis de leurs concurrents et du grand public. Dans de nombreuses places financières internationales, les registres des bénéficiaires effectifs ne sont pas publics ; autrement dit, les documents officiels des sociétés n'affichent que l'agent enregistré, les dirigeants ou les sociétés holding, sans publier en ligne les informations personnelles du bénéficiaire effectif.

Déclarations obligatoires pour les comptes bancaires et de trading

Toutefois, le statut d'entité privée n'exempte pas une entreprise de l'obligation de transparence financière lorsqu'elle accède à l'infrastructure bancaire institutionnelle. Pour ouvrir ou maintenir un compte bancaire, il est nécessaire de s'assurer que l'entreprise est en mesure de garantir la transparence financière de ses opérations. compte bancaire d'entreprise, Pour l'ouverture d'un compte de courtage ou d'un compte de trading, les institutions financières exigent légalement la divulgation complète des bénéficiaires effectifs (UBO) de l'entreprise. En vertu des lois strictes de lutte contre le blanchiment d'argent (LCB), les banques n'activent aucun compte sans avoir reçu une documentation certifiée des bénéficiaires effectifs, un organigramme complet de la propriété, des passeports notariés et des justificatifs de domicile vérifiés.

Le rôle de la tenue de registres conformes dans les approbations financières

Toute tentative de dissimulation d'informations relatives aux bénéficiaires effectifs auprès des institutions financières entraîne inévitablement le rejet de l'ouverture de compte, le gel des fonds ou la clôture du compte. La tenue de registres des membres (ROM) et des bénéficiaires effectifs (ROB) précis et pré-vérifiés permet à une entité privée de satisfaire efficacement aux exigences d'ouverture de compte des institutions, préservant ainsi la confidentialité de ses activités commerciales tout en bénéficiant des capacités bancaires et de négociation nécessaires.

Conclusion 

L'évaluation du lien entre le Registre des associés (ROM), les registres des bénéficiaires effectifs (ROB) et les normes de transparence de l'OCDE/GAFI est un aspect fondamental de la gestion d'une entreprise transfrontalière moderne. Si le ROM atteste de la propriété légale du capital social, les registres des bénéficiaires effectifs vérifient l'identité des personnes physiques qui exercent le contrôle économique effectif. La mise en place d'une structure d'entreprise organisée, appuyée par une documentation précise, garantit la conformité réglementaire à long terme tout en préservant la confidentialité des opérations légitimes.